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El calendario es el centro de GTD, donde apuntas todas las tareas y citas que debes hacer en un día especifico. El calendario es una herramienta que es igual de popular en forma digital que en papel. Calendarios de papel tienen el beneficio de dar una vista global para planificar tu tiempo y además puedes apuntar tus citas de forma libre usando dibujos y colores. Con un calendario electrónico es más fácil (y más neta) cambiar citas y un calendario electrónico generalmente es más pequeño y por tanta más fácil de llevar contigo.
 Gestor de Deberes o tareas
El gestor de tareas es la otra parte central de GTD. En gestor de tareas es nada más que un conjunto de listas (uno para cada contexto) que usas en los momentos en que no hay citas en tu calendario. Listas de tareas son más dinámicas que calendarios, y por tanto hay mucha gente que usa un gestor de tareas digital. Pero gestionar tus tareas en papel también tiene sus beneficios: el sentido de satisfacción al tachar una tarea, la portabilidad de listas en papel, y la posibilidad de dibujar.
Sistema de Lista
Lista de tareasotra parte del sistema GTD son las listas. Se recomienda mantener listas para todo lo que quieres recordar: libros para leer, cosas para llevar a viajes, restaurantes por cuidad, instrucciones para tareas difíciles,… y por supuesto la lista de compra para ir al supermercado. Esas listas son normalmente bastante estáticas, y por tanto no importe si son digitales o en papel. Lo que es importante es que tienes la lista encima el momento que lo necesitas. La lista de compras debe ser disponible en la cocina y en el supermercado, y además debería ser modificable por cada persona en casa. Casi siempre es mejor hacer esta lista en papel. Las instrucciones para hacer una copia de seguridad de mi ordenador tengo en mi ordenador. La lista de libros para comprar siempre llevo conmigo porque nunca sé cuando encuentro un libro interesante o cuando voy a entrar en una librería. Es importante decidir el lugar y la forma correcta para cada lista.
Archivadores
Igual a las herramientas de colección, la forma del archivador depende de las cosas que quieres archivar. Normalmente tienes al menos dos archivadores: uno para guardar papeles (facturas, manuales, cartas,..) y otro para guardar material electrónico (e-libros, confirmaciones de compras en internet, documentos), aunque hay gente que intentan digitalizar todo.
Conclusión
Nuestro sistema depende de las cosas que tenemos, y por que normalmente tenemos cosas digitales y ‘normales’ también necesitamos las herramientas para gestionar esas dos formas de cosas. Para algunas herramientas como el calendario y el gestor de tareas podemos elegir, y al hacer la elección deberíamos enfocarnos al lugar de uso y a los beneficios de cada medio.
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